請求書を郵送からメールに切り替える会社が増えました。ただ、送り方に決まった型がないため、取引先から「どこに添付されているか分からない」「誰宛か分からない」と言われることがあります。この記事では、迷わせない件名とファイル名の付け方を整理します。
件名の型
受け取る側は1日に何十通もメールを見ます。件名だけで処理の要否が判断できるのが良い件名です。
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| 避けたい | 請求書の件 |
| 避けたい | お世話になっております |
| 避けたい | 資料送付の件 |
入れるべき要素は3つです。請求書であること、どの期間の分か、差出人（自社名）。この3つがあれば、受け取った側は開かずに仕分けできます。
ファイル名の型
受け取った側は、そのファイルを自社のフォルダに保存します。保存された後に、他社の請求書と混ざっても区別できる名前にします。
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日付は「20260831」のように年から書く8桁にすると、フォルダ内で名前順に並べたときに時系列になります。「8月31日」のような書き方だと、10月と1月が隣り合ってしまいます。
本文に入れること
長い挨拶は不要です。次の4点があれば足ります。
- 何の請求書か（対象期間）
- 請求金額（税込）
- お支払い期限
- 振込先（PDFにも記載があるが、本文にもあると親切）
金額を本文に書いておくと、受け取り側の確認が一段速くなります。PDFを開かずに承認へ回せるためです。
送る前に確認すること
- 宛先のメールアドレス（前の取引先が候補に残っていないか）
- 添付したPDFが、その取引先のものか
- 金額が本文とPDFで一致しているか
- 自社の登録番号がPDFに入っているか
誤送信で一番多いのは1つ目の宛先間違いです。メールソフトの宛先候補は、過去に送った相手を優先して出すため、似た社名で取り違えが起きます。
保存の義務について
メールで請求書をやり取りした場合、そのデータは電子取引に該当し、送った側・受け取った側の双方に保存の義務があります。保存の要件は電子帳簿保存法で定められており、詳細は国税庁の資料で確認できます。
要件の満たし方は会社の状況によって異なります。自社がどの方法を採るべきかは、顧問税理士にご相談ください。
「ちくし請求書」は、請求書のPDFを作るところまでを担当します。取引先への送信機能はありません。ダウンロードしたPDFを、この記事の型でご自身のメールから送っていただく運用です。月額1,000円（税込）の1プランのみです。サービスの詳細はこちら。